派遣法改正で契約書の電子化がOKに！電子署名や電子化書類のメリットとは？

2021年の派遣法改正により、これまで書面で作成することが義務付けられていた労働者派遣契約書の電子化が認められました。
在宅勤務やリモートワークといった働き方が身近になったいま、契約書の電子化は人材派遣業務に関わる方にどのような影響を与えるのでしょうか。
この記事では、2021年派遣法改正の概要とその背景、実際に労働者派遣契約を電子化するメリットや方法について詳しく解説します。

目次

１．2021年の派遣法改正で契約書の電子化が認められた

2012年以来、労働者派遣法は度々改正が繰り返されていますが、2021年1月施行の改正では、労働者派遣契約の電子化（電磁的記録）が認められました。

＜労働者派遣契約に係る事項の電磁的記録による作成について＞

労働者派遣契約の当事者は、施行規則第二十一条第三項に基づき、書面により作成することとされている労働者派遣契約について、電磁的記録により作成することも認めることとする。
※厚生労働省「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則の一部を改正する省令案等について 資料1-2 」より抜粋。一部編集。
労働者派遣契約とは、派遣会社と派遣受け入れ企業間での契約のことで、労働者派遣法施行規則第二十一条三項の定めにより、今までは書面での記載・保管が義務付けられていました。

＜労働者派遣法施行規則第二十一条三項＞

労働者派遣契約の当事者は、当該労働者派遣契約の締結に際し法第二十六条第一項の規定により定めた事項を、書面に記載しておかなければならない。
※厚生労働省「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則 」より抜粋。一部編集。
労働者派遣契約は頻繁に更新されることも多く、人材派遣会社と派遣スタッフを受け入れる企業の双方にとって、契約更新の管理や契約内容の見直し、書類の修正などに時間や手間がかかる業務です。
電子化が可能になったことで、契約書をPDFなどのデータにしてメールに添付、そのまま保管することもできるため、契約業務の効率化や簡便化、ペーパーレス化などが期待できます。

２．派遣契約書の電子化が認められた背景

労働者派遣契約の電子化が認められた背景には、急速に進むデジタル化があります。
そのデジタル化を否応なく推し進めたのは、新型コロナウイルス感染症の流行拡大でしょう。通勤時やオフィスでの人と人との接触を避けるため、各企業で在宅勤務やテレワークの導入が進みました。
また、政府が掲げる働き方改革によってもデジタル化は着実に進んでいます。オフィスの縮小に踏み切った事業所もあるのではないでしょうか。
押印を必要としない労働者派遣契約の電子化に踏み切ることで、いまの社会情勢に考慮し、同時にペーパーレス化や契約書を保管する事業所の負担軽減も期待できます。

３．派遣契約書を電子化するメリット

電子化が有効になったとはいえ、従来通り書面で記載・保管しても問題ありませんが、労働者派遣契約を電子化すると様々なメリットを受けられます。電磁的記録を行う4つのメリットを見ていきましょう。

契約書類の提出・回収・承認業務の効率化

人材派遣会社、派遣受け入れ企業、どちらにとっても契約書の締結業務の効率化につながります。
これまでの書面による契約の場合、紙に印刷した労働者派遣契約書を、派遣会社が派遣受け入れ企業に持参または郵送して、押印された契約書を訪問して回収あるいは返送してもらう必要がありました。契約書をデータでやり取りできるようになったため、訪問や郵送の手間なく契約書を交わすことができます。
また、派遣受け入れ企業では、契約書を持って責任者全員から承認をもらう必要がありましたが、電子化することで足を運ばずともWeb上で承認をもらうことができます。

書類作成業務の迅速化

契約書を電子ファイルやシステム上でフォーマット化、管理すれば、契約書作成や契約内容の確認、修正を大幅にスピードアップできます。
労働者派遣契約は、基本契約と個別契約に分けられますが、個別契約は3カ月単位など短い期間で設定され、更新が必要なケースが多くあります。また契約内容の見直しが発生することもあり、人材派遣会社と派遣受け入れ企業双方に負担の大きな業務でした。
契約書の共有や承認もデータ送信で完了するため、軽微な修正の度に契約書を郵送するといったこともなく、手間と時間を削減できます。

書類管理にかかる経費の削減

文書を電子化することで、紙代や印刷代、製本代や郵送代といったコストを抑えられます。
契約書類を保管する必要もないため、保管場所の賃料や文書を破棄する際の費用も不要に。紙と比較するとデータの検索が容易で管理がしやすく、余計な人件費もカットできるでしょう。

情報セキュリティの向上

電子化された契約書類は、セキュリティ対策が行われたクラウド環境にも保管できるため、紛失する恐れが少なく、権限を持たない人間の目に触れる危険を防ぐことができます。
また、電子署名や監査証跡を自動で記録する機能、eシールなどを活用すれば、紙面と印鑑で契約書を管理するよりもセキュリティの強化を期待できるでしょう。

４．電子化は派遣管理システムを導入するとスムーズ

「労働者派遣契約の電子化」といっても、実際に行うためには関連法令やIT、セキュリティ対策に関する知識が欠かせません。スムーズに電子化に移行するためには、派遣管理システムを導入するのがおすすめです。
従来の紙書類をデータ化した上で、新たな契約は電子化するといった対応が可能なため、紙書類と電子データを二重に管理する手間がかかりません。既に電子化が認められていた派遣元・先台帳などと一元管理することもできるでしょう。

５．まとめ

2021年1月の派遣法改正により、労働者派遣契約の電磁的記録が可能になりました。働き方改革や新型コロナウイルス感染症の対策としてテレワークが普及し、デジタル化が進むいまの社会情勢に配慮したものと考えられます。
電子化は、契約書類の作成業務や回収業務の負担軽減、管理にまつわるコスト削減、情報セキュリティの強化といった複数のメリットをもたらすものです。
派遣管理システムを上手に活用し、労働者派遣契約の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。