派遣管理業務のDXとは？派遣管理システムを使う4つのメリット

労働者派遣法は、近年頻繁に改正が行われており、特に2020年4月の改正以降は派遣管理業務が複雑化し、DXに興味を持ち始めたご担当者も多いのではないでしょうか？

派遣管理システムは契約締結、勤怠管理、派遣元会社との連絡などを大幅に効率化できる上、セキュリティ強化にもつながると、多くの派遣受け入れ企業から注目を集めています。

そこで今回は、派遣管理業務のDXとはどんなものか、DXが求められる環境、派遣管理システムは何ができるのかなど、DX導入のメリットを含めて詳しく解説していきます。

目次

１．派遣管理業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）とは？

DX（デジタルトランスフォーメーション）には、さまざまな定義がありますが、「派遣管理業務のDX」は派遣管理業務のシステム化という考え方が一般的です。

派遣受け入れ企業の管理担当者の業務は、労働者派遣法に基づいた契約締結と管理、抵触日の把握、派遣元会社との連絡、派遣スタッフの評価や勤怠管理など多岐にわたり、情報の安全性も求められます。

派遣管理システムは、そういった煩雑な業務を効率化するだけでなく、管理連絡や請求・給与計算などのミス削減、コンプライアンスを強化する効果も期待できます。

また、派遣社員や派遣元企業とシステムを共有することで連絡が容易になり、密なコミュニケーションが可能になります。

２．DXの背景には派遣業界を取り巻く環境の変化がある

人材派遣業務一括管理システム「クラウドスタッフィング」を提供する株式会社クラウドスタッフィングが、製造業の人事・労務部門で派遣スタッフ管理を担当する方々へ実施したアンケート調査によると 約半数（49.0％）の企業が「DX化(システム化)の必要性が高まった」と回答しています。

「必要性が高まった要因」の回答は、「コロナ禍でリモートワークが推奨されたため」が1位（40.0％）でした。そして2020年の派遣法の改正もDX化の波に関わっていると考えられます。

派遣受け入れ企業においてDXの注目度が高まっている2つの要因について見ていきましょう。

非対面・非接触の働き方の普及

新型コロナウイルス感染症の流行拡大によって、非対面・非接触での働き方が求められ、在宅勤務やリモートワークを導入する企業が増えてきました。

それにより、派遣管理業務においても、派遣元会社や派遣スタッフとの連絡方法の見直しなどを迫られ、これまで対面や紙、電話などで行ってきた業務をシステム化・オンライン化しようという動きが加速しています。

同一労働同一賃金のスタート

2020年4月に施行された改正労働者派遣法で「同一労働同一賃金」が導入され、賃金規程の改定や各種手当の見直しなどが必要となりました。

また派遣元の会社と、給与や福利厚生などの待遇や派遣スタッフの評価など、細かな情報提供や連絡が増加し、人事担当者の事務的負担を減らすためにもデジタルでの一元管理が求められています。

３．派遣管理システムでは何ができる？

では派遣管理システムでは、具体的にどのようなことが行えるのでしょうか。システムの種類にもよりますが、以下の業務を統合して行うものが一般的です。

・派遣スタッフの発注・契約
募集人数や業務内容を登録し、派遣元の会社へデータ送信の形で発注できる機能。データの共有と連動によって契約業務も効率化され、システム内で行えます。

・派遣スタッフの評価
システム内で派遣スタッフの評価を登録・編集できます。入力された評価は、担当部署と人事部、人材派遣会社と共有することが可能です。

・在籍スタッフ管理
在籍する派遣スタッフの情報をすぐに引き出し閲覧できるため、契約内容や派遣期間などの確認や管理が容易になります。

・勤怠管理
出退勤や時間外勤務、休日出勤の申請など、勤怠管理全般がシステムで行えます。シフト勤務など不規則な勤務体系にも対応して、給与や勤務時間が自動計算されます。

・契約書・請求書管理
派遣元会社との契約書や請求書のやりとりがシステム上で行えるため、書類の作成や印刷、発送の手間が不要になります。過去の契約内容もデータ化され、すぐに閲覧できます。

４．派遣管理業務をDX化する4つのメリット

派遣管理業務のDX化は、派遣受け入れ企業にとって4つの大きなメリットがあります。

業務を効率化できる

派遣スタッフの情報管理や勤怠管理、評価、給与計算、給与支払いなど、多岐にわたる派遣管理に関する業務をシステムで一元管理することで、業務の大幅な効率化が図れます。また、膨大な処理業務が軽減されるため、人的ミスが減少する効果も報告されています。

セキュリティを強固にできる

デジタル化によって減少傾向ではありますが、個人情報の漏洩はいまだに紙媒体によるものが多くみられます。個人情報を暗号化してデータベースに保存するシステムなら、セキュリティの安全性も高められます。

法改正にも簡単に対応できる

派遣スタッフの受け入れや管理は、常に労働者派遣法の遵守が求められますが、法律は改正も多いものです。派遣管理システムは法改正にあわせてアップデートされるためコンプライアンスの維持も容易です。

派遣会社と密に連携できる

派遣管理システムの情報はリアルタイムで更新され、派遣元の会社と情報を共有できるため密な連携が可能になります。より現場に適した人材の派遣や派遣スタッフの状況把握もしやすくなり、定着率のアップも見込めます。

５．まとめ

派遣管理業務のDXは、コロナ禍による非対面・非接触の普及や同一労働同一賃金のスタートによって注目が高まり、派遣管理者の半数以上が必要性を感じているという調査結果も出ています。

派遣管理システムは、膨大になった派遣管理業務を効率化するだけでなく、紙媒体からデータへの移行によるセキュリティ強化や、法改正に対応したアップデート機能によるコンプライアンス維持など多くのメリットを生むものです。

また、情報のリアルタイム共有により派遣元企業や派遣スタッフとの連携が向上し、より良い人材の派遣や離職防止にも効果が見られています。派遣受け入れ企業の方はぜひ検討してみてはいかがでしょうか。