派遣先管理台帳を徹底解説！フォーマットや便利なシステムも紹介

派遣社員を受け入れている企業に求められている「派遣先の講ずべき措置」の1つが「派遣先管理台帳の作成」です。何かと煩雑な派遣に関わる業務。さらに台帳を準備しなければいけないと知ると少し気が滅入るかもしれません。

この派遣先管理台帳は必須なのでしょうか。また、どのような時に使う台帳なのでしょうか。

今回は派遣先管理台帳について詳しく解説します。フォーマットや台帳管理の業務を簡潔にする方法もご紹介しますので、ぜひ業務改善に役立ててください。

目次

１．派遣先管理台帳とは？

派遣社員を受け入れる際に必要な書類の1つが「派遣先管理台帳」です。この台帳はどのようなものなのでしょうか。派遣先管理台帳の作成の目的と義務についてみてみましょう。

派遣先管理台帳ってどんな資料？

派遣先管理台帳は、派遣受け入れ企業が派遣社員の就業実態を把握するための資料です。勤務日時や労働時間、雇用形態(無期か有期か)などが記載され、その内容を元に、派遣会社が適切な雇用管理をするという目的もあります。

派遣というシステムでは、派遣社員は雇用されている派遣会社ではなく、派遣受け入れ企業の指揮のもと労働を行います。雇用と使用が異なる形態で、雇用主が派遣社員の適正な就業を確保するには就業状況を把握しなければいけません。

そのため派遣受け入れ企業側は管理台帳を作成し、労働状況を派遣会社へ通知する義務があるのです。管理台帳は派遣契約が終了しても、終了日から3年間の保存が必要とされています。

従業員5人以下の会社は作成しなくてもいい

派遣を受け入れる企業は派遣先管理台帳の作成が義務付けられていますが、直接雇用している社員と派遣社員の合計が5人以下の事業所は、派遣先管理台帳の作成・記載は必要ないとされています。

つまり社員2人の事業所が、新たに1人の派遣社員を受け入れるケースでは、台帳を作成しなくても良いということです。

しかし、勤務状態の把握は大切なことなので、義務はなくとも労働状況や契約内容はすぐに把握できるように整理しておきましょう。

２．派遣先管理台帳の作成・保存・通知方法

派遣先管理台帳は、作成方法や保存の仕方、派遣会社へ通知する内容などさまざまなルールがあります。法令に基づいた管理台帳を準備できるように、作成・保存・通知に関する基本的な決まりを説明します。

派遣先管理台帳の作成方法

派遣先管理台帳の作成では、派遣社員が働いている事業所ごとに、派遣社員ひとりひとりの台帳を準備する必要があります。

書面とデータ、どちらの作成方法も認められていますが、データ台帳の場合は、フォルダやディスクに記録し、すぐに内容の確認やプリントアウトが可能な状態にしておくことが求められます。

派遣先管理台帳の保存方法

派遣先管理台帳は、派遣終了の日から起算して3年間保存する義務があります。契約更新を行っていた場合は、更新後の派遣期間の終了日を起点とします。

これは派遣終了後に何らかのトラブルが生じた際に、就業時の状況を確認できるようにするためです。

派遣先管理台帳が電子データの場合は、PCのファイルかCD、DVDのような磁気ディスクで保存します。書面はスキャナーで読み込んでデータ化してから、同じようにPCのファイルもしくは磁気ディスクでの保存が推奨されています。

派遣先管理台帳の通知方法

派遣受け入れ企業は派遣社員を受け入れている間、1か月に1回以上、一定の期日を決めて派遣会社へ派遣先管理台帳の記載事項を通知しなければいけません。

すべての記載内容を通知する必要はなく、以下の6つの事項を通知します。
・派遣労働者の氏名
・就業を開始した日
・就業日ごとの始業・終業・休憩時間
・業務内容
・業務に伴う責任の程度
・派遣就業した事業所の名称、就業場所及び組織単位

通知方法は書面、ファックス、電子メールのいずれかの方法です。また定めている期日以外であっても派遣会社から求められた場合には、直ちに請求に従い通知する義務があります。

３．派遣先管理台帳のフォーマット

派遣会社に通知する項目は6つですが、管理台帳に記載すべき事項は17項目に及びます。それぞれ細かく必要事項を書かなければいけないので、すべての項目をきちんと記載するにはフォーマットの使用が便利です。

厚生労働省三重労働局は関係書類の参考として2020年の改正派遣法に対応した派遣先管理台帳のExcelフォーマットを公開しています。必要に応じて活用するといいでしょう。

※厚生労働省・三重労働局「参考例13　派遣先管理台帳」より抜粋
https://jsite.mhlw.go.jp/mie-roudoukyoku/hourei_seido_tetsuzuki/roudousha_haken/hourei_seido/haken_00001.html

４．派遣先管理台帳に関する業務は派遣管理システムにお任せ！

派遣先管理台帳の作成・通知・管理をスムーズに行うためにおすすめなのが派遣管理システムです。

派遣先管理台帳はフォーマット通りに必要事項を埋めていけば問題なく作成できますが、勤務日数や始業・終業時間、休憩時間、業務内容、それに伴う責任など、記載情報が多く、人数が多い場合は非常に大変な作業です。

また、作成だけでなく、勤怠の添付や派遣会社への定期通知など、派遣先管理台帳に関わる業務は思った以上に工数がかかります。

派遣管理システムは、管理台帳の作成や閲覧、保管などをWeb上でまとめて行えるため、煩雑な業務をシンプルにしてくれます。

また、派遣契約や勤怠管理、その他の派遣に関わる業務なども一元化できる機能があり、派遣会社へのデータ送信も簡単です。人事業務をより効率よく行えるでしょう。

５．まとめ

派遣先管理台帳は、派遣を受け入れる企業が派遣社員一人につき1つ作成しなければならない台帳です。勤務状況を雇用主の派遣会社が把握するために作られており、従業員5名以下の規模の事業所を除き、派遣社員を受け入るすべての企業に作成が義務付けられています。

勤務時間や業務内容など就業に関する17項目の情報を記載し、そのうち6項目は1か月に1回以上派遣会社へ通知しなければいけません。また、トラブルに備えて派遣契約終了後も3年間保存する必要があります。

派遣管理台帳は作成、通知、資料保管と手間と時間がかかる業務です。台帳作成を効率化できる派遣管理システムを上手に活用して、業務負担を軽減しましょう。