派遣管理システムとは？いま注目したい機能を徹底解説

勤怠管理、派遣先との受注・契約業務など、人材派遣業務の数は多く煩雑です。それらを効率化できる派遣管理システムは多くの企業で導入され、業務改善に貢献しています。
しかし、今や様々な派遣管理システムがリリースされている分、それぞれのシステムで搭載されている機能は異なります。派遣管理システムとはどんな機能を持ったツールなのでしょうか？
今回は、派遣管理システムの概要や主な機能、いま注目されている新機能について解説します。

目次

１．派遣管理システムとは

「派遣管理システム」とは、主に人材派遣会社が利用するもので、派遣スタッフの情報や勤怠状況などを管理するシステムのことです。
人材派遣会社では、多種多様な業種のクライアント企業にスタッフを派遣しており、勤怠管理が煩雑になりがちです。また、派遣受け入れ企業との受発注や派遣スタッフとの労働契約、シフト管理、給与計算と支払い、応募者との面談、クレーム対応、個人情報保護や労働者派遣法などの法律の遵守など、派遣会社の業務は膨大な労力とコストがかかります。
派遣管理システムはそれらの作業負担を減らし、業務を効率化してくれるメリットがあるのです。

２．派遣管理システムの主な8つの機能

派遣管理システムは様々な会社からサービスが提供されていますが、どのシステムも、基本的に次の8つの機能が備わっています。

案件管理

クライアント企業から受けたオーダー内容を登録できる案件管理機能では、案件内容や募集人数、就業現場などを登録できます。案件ごとに収支や与信なども確認できるため、契約書や請求書など帳票作成の業務も効率化できます。

スタッフ評価管理

スタッフ評価管理機能を使えば、派遣スタッフのプロフィールや実務経験、資格といった基本情報や、応募者の情報管理も可能です。検索機能もついているため、クライアント企業との商談中に要望に合ったスタッフを探し出し、スピーディーに提案できるようになります。

契約情報管理

案件情報と連携して、労働者派遣個別契約書や労働者派遣通知書など法律で定められている各種契約書類を作成・発行できる機能もあります。回収状況を把握し契約未締結であればアラートを出す機能があるシステムもあり、未回収や漏れを防げるのがポイントです。

勤怠管理

派遣管理システムでは、派遣スタッフの出勤退社時間・時間外労働・休日出勤などの勤怠データを一括管理して、給与計算や各種集計作業、データ出力などができます。ブルーカラー系、ホワイトカラー系で入力形式を選べたり、検索機能を用いて簡単に修正・削除を行えたりするのも、システムならではの便利さではないでしょうか。

給与計算

勤怠データをもとに自動で給与計算ができる機能もあります。支給金額や控除金額の計算、賞与支給、有給付与などがシステム上で完結するため、非常に効率的です。もちろん明細書の出力機能もあります。

請求管理

多くの派遣管理システムでは、クライアント企業や案件ごとに請求金額を自動計算し、請求書を作成できます。請求書の印刷はもちろんデータでも出力できるので、さまざまな集計表の作成や分析も可能です。

抵触日/36協定管理

36協定関連の情報をマスタ登録する機能を用いれば、クライアント企業との認識違いを防止でき便利です。他にも、2020年4月の派遣法改正により適用開始となった同一労働同一賃金において、事業所単位の抵触日、個人単位の抵触日が設けられましたが、これらの日付を登録、管理することができます。

派遣スタッフとのSNS

派遣スタッフと一般的なチャットツールでのやり取りが禁止されて困っている、そんな方に便利な機能がクローズドSNSです。業務専用のメッセンジャーが搭載されているので、いざという時の連絡手段やコンプライアンス対策の心配がいりません。

３．いま注目したい派遣管理の機能3選！

派遣管理システムに搭載されている基本的な機能はご紹介した通りですが、他のシステムにはない独自の機能を持ったサービスも少なくありません。
この章では「派遣DX元年」と呼ばれる2021年のいまにこそ注目したい機能を厳選して3つご紹介します。

スマホ対応

インターネット環境につないで利用するクラウド型の派遣管理システムの中から、スマホ対応機能が搭載されたものも登場しています。
スマホで操作できれば、テレワーク中や外出先でも確認がしやすくなります。現代の多様な勤務体系にも対応しやすくなるのではないでしょうか。

電子版契約書作成

ほとんどの派遣管理システムは、派遣元管理台帳や労働者派遣通知書などの書類を作成できる機能がついていますが、中には労働者派遣契約書を電子版で作成できるものもあります。
2021年1月に施行された労働者派遣法の改正により、これまで書面で作成するとされていた労働者派遣契約について、電子化および電磁的記録が認められました。
労働者派遣契約書は、短期間で設定・更新されることが多く、人材派遣会社にとっては負担の大きい業務でした。これらをデータ化することで管理業務の効率化を図ることができます。

双方向型派遣管理システム

派遣管理システムは一般的に人材派遣会社が利用するものですが、派遣受け入れ企業も利用し情報を共有できる双方向型のシステムも登場しています。
クライアント企業がデータの入力や内容の確認をすることで、受発注や契約業務、勤怠管理、給与計算などのやり取りを迅速に行えるメリットがあります。

４．派遣管理システムを選ぶときのポイント

これまで解説してきた通り、派遣管理システムには特徴や機能が異なるさまざまな製品があります。では、派遣管理システムを選ぶ際には、どのようなポイントに注意したらよいのでしょうか。

全体のコストパフォーマンスをみる

派遣管理システムの導入時には、全体のコストパフォーマンスを考えることが必要です。
ハイスペックだと魅力的に見えてしまいがちですが、その分費用も高い傾向が多く、機能を使いこなせないと無駄な費用を支払うことになります。逆に安いからといって選ぶと、欲しい機能が装備されておらず、結局は使えないということにもなりかねません。
派遣管理システムを選ぶ際は、予算と必要な機能を事前に検討し、見合うものを選ぶようにしましょう。

誰もが扱いやすいものを選ぶ

実際に使用する現場の社員が使いやすいものを選ぶことも大切です。慣れるまでは逆に業務効率が低下したり、教育のためのコストや時間が負担となったりする場合があります。
直感的に使いやすいインターフェイスか、機能は多すぎないか、実際に無料トライアルを利用して確認すると安心です。

運用開始までの期間と難易度を確認する

派遣管理システムはクラウド型とオンプレミス型の2種類に分けられます。導入を検討する際には、自社との相性や導入スケジュールを確認しておくことも必要です。
インターネット環境で利用するクラウド型は手軽ですぐに利用することができますが、利用料の支払いを続けなければいけません。一方、自社でサーバーやソフトウェアを用意するオンプレミス型は、導入開始までにコストも時間もかかるもののセキュリティ面に優れています。
それぞれの違いを理解して、運用開始までのスケジュール感や難易度に合ったシステムを選びましょう。

５．まとめ

派遣管理システムとは、人材派遣会社の派遣業務を一元管理できるシステムのことです。様々なシステムが販売されていますが、基本的に案件管理、契約情報管理、勤怠管理、スタッフ評価管理、給与計算、請求管理、抵触日/36協定管理、派遣スタッフとのSNSといった機能がついています。
最近では、スマホ対応機能、労働者派遣契約書の電子化対応機能、双方向型といった新しい役割を持ったシステムも出てきています。
派遣管理システムを選ぶ際には、自社の予算と必要とする機能がマッチしたシステムを選ぶことが大切です。