派遣管理システムには2種類ある！基幹型と双方向型の違いとは？

人材派遣会社の業務を効率化するツール、派遣管理システムには様々な製品がありますが、どんな種類が自社に合っているのか気になるという方もいるのではないでしょうか？
そもそも派遣管理システムの種類自体あまり知られていません。導入や入れ替えを検討する前に、種類について理解を深めておきましょう。
この記事では、派遣管理システムの基幹型と双方向型、2種類の特徴や違いについて詳しく解説します。

目次

１．派遣管理システムの種類：基幹型と双方向型

派遣管理システムは大きく2つに分けられ、今まで主流のタイプを基幹型、新しいタイプを双方向型と呼びます。
基幹型の派遣管理システムは、基本的に人材派遣会社が使用します。クライアント企業との商談や契約管理、派遣スタッフの登録、勤怠管理、給与計算、請求管理といった、人材派遣業務を一元管理する機能がついていることが一般的です。
「派遣管理システム」というと基幹型を指すケースがほとんどですが、双方向型と区別するために「派遣基幹システム」と呼ぶケースもあります。
一方、双方向型は人材派遣会社と派遣受け入れ企業の両方が使用するシステムを指します。両者で共通のシステムを使うため、情報共有や承認、契約などがしやすいことが大きな特徴です。
2020年以降、新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革などにより、非対面・非接触での業務が求められるようになりました。そんな中、同一労働同一賃金の適用も開始し、今まで以上に派遣会社と派遣受け入れ企業の密な連携が求められ、生まれたのが双方向型派遣管理システムです。

２．【基幹型】これまで主流の派遣管理システムの特徴

基幹型の派遣管理システムは人材派遣会社のみが利用するもので、派遣スタッフの情報管理や契約管理などを一元化するものです。クライアントごとに給与制度などが違う、契約書の更新が多いなどの事情により、派遣管理は煩雑になりがちですが、それらの業務をスムーズにしてくれます。
また、クライアント企業からのオーダーを登録して可視化し、最適な提案、スタッフ配置を行うことも可能です。
しかし、基幹型はクライアント企業が確認できないため、発注情報や勤怠情報は派遣会社の担当者がシステムに入力する必要があります。時間も手間もかかることに加え、入力間違いや漏れがあったとしても気づきにくいという課題がありました。

３．【双方向型】新たに生まれた派遣管理システムの特徴

一方で双方向型派遣管理システムは、従来の基幹型の機能に加えて、派遣受け入れ企業も利用できる機能が加えられています。例えば、人材派遣会社への派遣スタッフの発注や契約管理、派遣スタッフの評価登録、勤怠管理、請求書の確認機能などです。
双方向型では、人材派遣会社と派遣受け入れ企業がシステム上で同じ情報を確認できることが大きな特徴のひとつです。これまで書面でやり取りしていた契約書や請求書をWeb上で確認できるため、双方の業務を迅速化・効率化でき、入力間違いなどのヒューマンエラーも未然に防ぐことができます。
人材派遣会社は、商談から発注、契約までをスピーディーに行って成約率アップが期待できるメリットがあり、派遣受け入れ企業も派遣会社との連携が密になることで、自社の要望に合ったスタッフを派遣してもらえるといったメリットを期待できます。
2020年以降、新型コロナウイルス感染症の感染拡大や同一労働同一賃金の適用開始などにより、人材派遣業界では「リモートながらも密な連携」が求められています。双方向型派遣管理システムは、それを叶えるツールといえるでしょう。

４．2種類の派遣管理システムの違いとは？

2種類の派遣管理システム、基幹型と双方向型の一番大きな違いは、これまでも述べてきた通り「人材派遣会社と派遣受け入れ企業が連携して業務を行えるかどうか」です。
従来の基幹型派遣管理システムでは、人材派遣会社の派遣業務を一元管理できる便利さはあるものの、派遣受け入れ企業との連絡は電話やメール、書類を使う必要がありました。クライアントからもらった情報を打ち込む労力がかかる上に、個人情報の流出や紛失などのリスクが考えられます。
一方で、双方向型派遣管理システムでは、すべての情報をシステム上でやり取りするため、FAXや書類でのやり取りの手間を削減、情報漏洩のリスクを避けることができることに加えて、印刷代や郵送代、人件費をコストカットできるでしょう。
また、受発注や契約、派遣スタッフの勤怠や連絡などに関わる業務を非対面・非接触で行えるのも違いのひとつです。新型コロナウイルス感染症の感染予防対策や働き方改革などにも対応できることから、これから更に導入が広がると予想されます。

５．まとめ

派遣管理システムには、基幹型と双方向型の2種類があります。従来の基幹型は人材派遣会社が中心に使うシステムで、派遣事業を行う上で必要なスタッフや案件、勤怠、請求管理機能などがついています。
一方、双方向型は、派遣受け入れ企業も利用できる機能が加えられた新しく誕生したタイプです。お互いがシステム上で情報を共有することで、人材派遣に関する業務を効率化することができます。
派遣管理システムには、基幹型・双方向型ともにさまざまな製品があります。自社の予算や運用に合ったものを選ぶようにしましょう。