派遣管理システムを導入する8つのメリットと選び方

派遣管理システムは現場のやり方を大きく変えるものでもあり、コストもそれなりにかかるもの。はっきりとしたメリットが見えない状態では、導入を悩む担当者の方も多いのでないでしょうか？
度重なる派遣法の改正やテレワークの推進の影響で、さらに複雑化した人材派遣業務を少しでも効率化するために、派遣管理システムの導入を検討する企業が、いま増えています。
そこで今回は、そもそも派遣管理システムとはどんなものなのか、導入する8つのメリット、システムの選び方を解説します。詳しく理解すれば周囲の説得にも役立つはず、派遣管理システムを導入して業務のパフォーマンスを高めましょう。

目次

１．派遣管理システムとは？

「派遣管理システム」とは、受注、契約、請求、派遣スタッフの情報や勤怠の管理などの人材派遣に関わる業務を一括で行えるシステムです。
主に人材派遣会社が利用するシステムで、派遣管理のさまざまな課題の解決や業務効率化を目的とした多様な機能が搭載されており、年々複雑化する人材派遣業に対応するために導入が進んでいます。
例えば、同一労働同一賃金の施行に伴う法令改正や待遇情報のやり取り、雇用契約の多様化、テレワークの普及に伴うスタッフ評価方法の変更や、契約・請求書類の非対面対応など、人材派遣の現場では日々新たなやり方が求められているのが現状です。
常に変化に対応し効率化する派遣管理システムは、もはや欠かせないものといえるでしょう。

２．派遣管理システムを導入する8つのメリット

製品によって機能や特徴に多少の違いはありますが、どの派遣管理システムでも次に紹介するような導入メリットが期待できます。

スタッフ管理・検索が簡単にできる

派遣管理システムはスタッフの管理と情報の検索が簡単にできます。派遣スタッフの氏名や住所、連絡先などの基本情報、これまでの職務経験やスキル、資格、特性、派遣先での業務や評価などを登録して、いつでも検索できます。

クライアントへの対応力が上がる

クライアント企業（派遣先）の情報を登録する機能があり検索も容易なので、営業担当以外の社員も企業情報を確認して問い合わせ対応ができるようになります。
また、一括メール機能があるシステムなどもあり、お得なキャンペーン情報や定期的な挨拶などが効率的に行えるため、活用次第で顧客満足度のアップにつながります。

商談中スピーディーに提案できる

派遣管理システムでは派遣スタッフの情報がWeb上に登録されているため、クライアント企業との商談中に、その企業が求める人材にマッチした派遣スタッフをすばやく選び出して、プロフィールや経歴などの基本情報 を見せることができます。

勤怠管理・給与計算の手間を抑えられる

派遣管理システムの中には、外部のExcelやcsvファイルによる勤怠データを連携できる機能が搭載されたものもあります。
既存の勤怠データをシステムに取り込めば、勤怠記録の検索や集計、修正も簡単に行えます。手作業の勤怠管理と比べて大幅な工数削減になり、入力ミスも減少します。また、取り込んだデータを元に、給与計算も自動でできて明細書の作成も容易です。

請求管理が楽になる

派遣管理システムでは、出勤や退勤、時間外労働、休日出勤などの勤怠データから、クライアント企業への請求金額を自動計算できます。
請求締め日に合わせて、請求書やスタッフ別請求明細や作業明細などの発行が行われるため、締め処理の請求漏れ防止につながります。
クライアント企業が多くなると、手作業では請求漏れなどのミスが起こる可能性も高まりますが、システムを利用することで業務を効率化するとともにヒューマンエラーも未然に防げます。

セキュリティを強固にできる

派遣管理システムでは派遣スタッフの個人情報を暗号化して、データセンターに格納して保管・管理するため、セキュリティ対策の強化にもつながります。
減少傾向にはありますが、情報漏洩は紙媒体によるものがいまだに多くを占めています。マイナンバーや銀行口座など個人情報を扱う人材派遣会社は、セキュリティに対する気遣いと社会的信用が必須です。

法令遵守が容易になる

派遣管理システムは、法改正に合わせて自動アップデートが行われるので法改正があっても安心です。
人材派遣業は労働者派遣法などの法律を遵守することが求められますが、改正も多いため、人の目で常に注視し、対応できるシステムに作り替えていくのは容易ではありません。法令に違反してしまった人材派遣会社は最悪の場合、派遣業の認可取り消しなど重い処分を受ける可能性もあります。ぜひシステムを活用したいところです。
さらに、派遣先企業の36協定や就業規則などを登録できる機能も利用すると、認識のズレによる派遣スタッフとのトラブル防止にも役立ちます。

派遣スタッフと密に連絡が取れる

派遣管理システムの中には、派遣スタッフとの連絡機能が搭載されたものもあります。スマホアプリなどを利用して業務連絡や派遣スタッフの安否確認などが行えます。SMSなどと違い、クローズドのSNS機能のためコンプライアンス対策としても活用できます。
また派遣スタッフの要望や相談も受けやすくなるため、人材派遣会社の信頼度向上や派遣スタッフの定着率アップも期待できます。

３．派遣管理システムの選び方

派遣管理システムは製品ごとに機能や特徴、コストが異なります。自社にマッチした派遣管理システムを選ぶには、以下のポイントを確認することが大切です。

費用対効果はあっているか

派遣管理システムには、基本機能だけのシンプルなものから多様な機能が搭載されたものまで、さまざまな製品があります。
多機能のシステムの方が便利そうにみえますが、機能の多さに比例してコストは高くなるのが一般的です。また、利用しない機能が複数ついていると作業効率が下がり、コストにも無駄が生まれます。費用対効果を考えて選びましょう。

必要な機能が揃っているか

多機能は高いからと、コストの安さを優先して必要な機能が揃っていないシステムを選ぶと、業務の効率化も不十分な結果になってしまいます。まずは、派遣業務の中でどの業務を効率化したいのか確認し、厳選するようにしましょう。

運用中のシステムと連携できるか

これまで運用していたデータと連携できるかも重要なポイントです。運用中の他のデータと連携できない、または連携に膨大な手間がかかる場合は、派遣管理システムを導入することで逆に時間や手間がかかってしまうケースもあります。
導入を検討する際は、外部データと連携できるかどうかを確認しておきましょう。

使いやすいか

機能が充実したシステムでも操作が難しいのでは、現場の社員の教育に時間やコストがかかってしまいます。誰でもすぐに使える操作性は大切です。
使いこなすまで時間がかかるシステムは、かえって業務効率を低下させるリスクもあります。派遣管理システムは無料オンライン説明会やトライアルなどがあるので、積極的に活用して事前に使い心地を確認することがおすすめです。

４．まとめ

法改正やテレワークなど業務の煩雑化に悩む人材派遣会社は、派遣管理システムの導入でかなりの効率化が見込めます。
法改正に伴う自動アップデート機能、スマホを経由したスタッフ管理、情報のデータ化によるスピーディーな対応とセキュリティ強化、自動計算による勤怠データ、給与、請求の連携など、そのメリットは計り知れません。
しかし、派遣管理システムには、機能や特徴、コストが異なるさまざまな製品があるため、自社のニーズにマッチしたシステムを選ばないと、費用対効果や業務の効率化が見込めない場合もあります。導入する際には、今回ご紹介したポイントをしっかりと確認しましょう。