派遣管理システムは何ができる？賢い5つの選び方とは

派遣管理システムは、派遣雇用で生じる業務を効率化するツールです。しかし、これまでシステムを利用した経験がない方は、導入後のイメージを持ちにくいかもしれません。

派遣管理システムは、どのような業務を行えて、どのくらい便利なのでしょうか。

そこで今回は、派遣管理システムで行える業務内容とそのメリットをご紹介します。また、導入を検討する際の参考に、自社に適したシステムを選ぶためのポイントもご説明します。

目次

１．派遣関連の業務を効率化する「派遣管理システム」とは？

派遣管理システムとは、派遣の受発注や派遣社員の評価、勤怠状況など、派遣社員を受け入れるうえで必要な業務をまとめて管理できるシステムのことです。

新型コロナウイルスの流行以来、非接触・非対面での業務を求められるシーンが増えてきました。また、2021年4月から中小企業にも開始された「同一労働同一賃金」により派遣契約を見直す必要もあるかもしれません。

こういった課題に対応し、煩雑な業務をスムーズに行う助けとなるのが派遣管理システムなのです。

紙ベースの業務をWeb上に一元化することで、ペーパーレス化や非対面・非接触な働き方が促進され、人事管理業務の効率性もアップします。

派遣管理システムによるDX化は、派遣管理体制の変革が求められている昨今のニーズに即したものと言えるでしょう。

２．派遣管理システムでできること

派遣管理システムを使うと業務はどのように変化するのでしょうか。システムの種類によって多少の違いはありますが、一般的な派遣管理システムの内容を見てみましょう。

派遣社員の発注・契約業務

募集人数や業務内容を登録し、派遣会社へリクエスト送信を行えるため、派遣社員の発注・契約業務をシステム内で管理できます。

派遣社員の発注では多くの場合、派遣会社ごとにフォーマットが異なり、それぞれの形式に合わせて発注・契約の書類を作成しなければいません。

しかし、システムを通せば、登録した募集人数や業務内容を元に自動的に派遣会社に合わせたフォーマットで書類を作成し、各派遣会社へリクエスト送信を行えます。

さらに、派遣社員の発注から契約、請求書の受け渡しまで、システム内で一括管理できるので全体を通して作業が非常にスムーズです。

派遣社員の評価業務

派遣管理システムでは、契約中の派遣社員の評価をWEB上で登録・編集できます。

記入された評価はリアルタイムで反映されるため、担当部署と人事、派遣会社などとスピーディーな共有が可能です。また、履歴としても残せるので今後の人材活用の参考としても役立ちます。

在籍スタッフ管理

派遣管理システムなら、在籍スタッフの情報がWeb上で管理できるので、必要なタイミングですぐに引き出し、閲覧することが可能です。

派遣社員の管理では、在籍者の契約内容や派遣期間などを常に把握して適切に管理することが欠かせません。しかし、紙面で個々の情報を管理するのは手間と労力がかかります。

過去の契約内容なども同時に管理できるので、資料が膨大になってしまう紙の書類と比べて保管スペースも作業工程も減るうえ、紛失ミスなどのリスク管理としても有効です。

勤怠管理

出退勤の打刻や時間外勤務・休日出勤の申請など、勤怠管理全般もシステム入力の形で行えます。PCやスマホからの入力はもちろん、ICカードなど企業に適した方法が選べます。

勤務時間の登録もできるので、シフト勤務など不規則な勤務体系にも対応可能です。申請書の作成や承認にかかる時間、残業計算作業などが効率化されて、勤怠管理の負担も軽減します。

契約管理

派遣会社との契約書や請求書の受け渡しがシステム上で完結できるため、紙面の作成、印刷、封書用意、発送の手間や時間がなくなります。

契約書は発注時に登録した案件を元にデータ作成されるので、ミスが少なく、確認・入力作業も大幅に効率化されます。また、契約書のひな形の登録や、個別の契約書のダウンロードやアップロードも可能です。

すべてデータとして残るため、過去の契約内容も検索ですぐに閲覧できるのも派遣管理システムの利点です。

３．派遣管理システムの5つの選び方

派遣管理システムにはさまざまな種類や機能があります。ベストなシステムを導入するために5つの比較ポイントをご紹介します。

①欲しい機能が揃っているか

システムによって搭載機能が異なるため、欲しい機能が揃っているか導入前に確認することが大切です。

契約したシステムが提供していない機能を後から追加するのは難しいので、内容を事前に調べてから導入しましょう。

現在行っている派遣関連業務のすべてをカバーできるシステムが望ましいです。

②自社の業種に合っているか

効率化を目的に派遣管理システムを導入するのなら、機能が業種の特性に合っていることが重要なポイントです。

例えば、製造業は時間交代制や工程ごとに異なるシフトが多いので、勤怠管理が複雑になる傾向があります。その業務負担を軽減するには、複数の作業工程や勤務体系に対応でき、集計業務を効率的に行える機能を備えたシステムが向いています。

その業種ならではの特性や課題を見極めて、最適なものを選びましょう。

③予算に合っているか

システムの全体費用も考慮すべき点です。機能性は重要ですが、費用が予算内に収まることが前提ですので、ランニングコストだけでなく初期費用も含めた全体の費用をみて導入を決定します。

初期費用を無料とするサービスや、契約・評価・勤怠管理など機能ごとに費用を設定して全体予算を調整できる仕組みのシステムもあります。予算と効率化のバランスがとれるものがおすすめです。

④使い勝手はいいか

機能は多いほどいいというわけではありません。システムを選ぶときは使い勝手の良さも大切です。

様々な機能がありますが、業務に必要な機能を備えていれば十分なので、シンプルで使いやすさを重視して作られているシステムを選ぶと無駄なく活用できます

⑤派遣法の改正に合わせてアップデートされるか

労働者派遣法は頻繁に改正され、派遣受け入れ企業はそのつど対応が求められます。法令の改正に合わせて、システムの内容がアップデートされ、変化に対応できるかは派遣管理システムの重要なポイントです。必ずチェックしましょう。

サポート体制が整っているシステムなら、派遣社員の管理を常に法令通りに行えるという安心感も得られます。

４．まとめ

派遣管理システムは、発注から契約業務、勤怠管理、評価、個人情報の管理まで派遣社員の活用に関わる業務をまとめて行えるシステムです。Web上で管理・共有できるため派遣会社と派遣受け入れ企業とのやりとりもしやすく、ペーパーレス化などで管理業務の効率を高められます。

システムを導入する際は、現在行っている業務をカバーできるだけでなく、業種による特性に対応できるか、全体費用、使い勝手、法令改正後のサポート体制など、さまざまな面を比較して選ぶことが大切です。

最適なシステムを導入して派遣管理業務を最大限に効率化しましょう。