タイムカードはもう限界!?在宅勤務時代の勤怠管理方法

新型コロナウイルス感染症の拡大により従業員の在宅勤務が増え、出社を前提としたタイムカードでの勤怠管理は難しいと悩む担当者もいるようです。
勤怠管理方法にはいくつか種類がありますが、在宅勤務中の従業員やその管理者にとってのメリット・デメリットを踏まえながら選ぶことをおすすめします。
今回は、タイムカードでの勤怠管理が難しくなってきた背景や在宅勤務者の勤怠管理方法、便利な勤怠管理システムについて解説します。

目次

１．タイムカードが限界といわれる理由

新型コロナウイルス感染症の流行をきっかけに、感染症対策を目的とした在宅勤務が増加しました。
2022年5月に東京都が行ったテレワーク実施状況の調査結果によると、都内企業の半数以上がテレワークを実施しています。これは、コロナ禍に入る前の2020年3月に比べて2倍以上の数値です。
調査結果の詳細は以下の通りです。

• 従業員30人以上の都内企業のテレワーク実施率56.7％
• テレワークを実施した社員の割合45.3％
• テレワーク実施回数が週3日以上の割合47.6％

※引用元：東京都「テレワーク実施率調査結果」

さらに、東京都のように半日や時間単位でのテレワークを推奨する自治体があり、今後も働き方の多様化が予想されるため、出社を前提としたタイムカードでの勤務管理はますます難しくなっていくでしょう。

２．在宅勤務で勤怠管理をする4つの方法

タイムカードに代わる勤怠管理方法には何があるのでしょうか？ここからは、在宅勤務者の勤怠管理を行う4つの方法を見ていきましょう。

メールや電話で報告

始業・終業時にメールや電話で連絡をいれるやり方は、急遽在宅勤務になった場合にも対応しやすい方法です。直接連絡を取るため、リモートワーク環境で陥りがちなコミュニケーション不足の緩和や業務の確認を行えるでしょう。
しかし、管理者は毎日2回社員から連絡を受ける必要がある、社員の状況や勤務実態がわかりにくいといったデメリットがあり、管理者の負担が大きくなってしまうことが懸念点です。

チャットで出勤・離席・退勤を報告

ビジネスチャットを使って報告する方法は、メールや電話よりも出勤・離席・退勤の連絡を効率的に行えます。
若手世代を中心に、メールや電話よりチャット上でのコミュニケーションに慣れている社員も多く、連絡する抵抗感が少ないメリットもあります。
チャットでの連絡に加えて、SkypeやZoomといったWeb会議ツールを終日オンにした状態で仕事をしてもらえば、従業員の勤務状況を目で見て確認できます。勤務時間の虚偽申告やサボり防止に効果的ですが、在宅勤務者が監視されているように感じて疲労感や圧迫感を覚えるケースもあるようです。

表計算ソフトに時間記入

Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトを使って出勤・休憩・退勤時間を管理する方法もあります。
PC環境さえあれば無料で導入でき、フォーマットの自由度も高いのが特徴です。関数を活用すれば勤務日数や残業時間、給与も自動で計算できるため、タイムカードでありがちな計算ミスを減らせます。
しかし、記入漏れや虚偽申告の可能性があり、管理の手間もかかるため、長期間の使用にはあまり向いていません。

勤怠管理システムの利用

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や休憩、残業時間を管理するシステムです。ワンタッチで打刻でき、不正や法令違反の防止もできるため、在宅勤務導入に伴い多くの企業が検討を始めています。
中には、給与計算、休暇管理、帳票出力をできるシステムもあり、従業員、管理者どちらの立場でも便利さを味わえるでしょう。
導入にコストと手間はかかりますが、今後も在宅勤務を継続すると見越せば最も費用対効果のいい方法といえます。

３．在宅勤務の管理システムは悩みに合わせて選ぼう

出社を前提としたタイムカードでの勤怠管理は在宅勤務への対応が難しいのが現実です。今後も働き方は多様化していくと予想されるため、将来を見据えて勤怠管理システムの導入をおすすめします。
様々な機能があるので、在宅勤務者の不正が不安、労働時間に加えて勤務実績や休暇取得、病欠をまとめて管理したい、手間を省きたいなど管理者の悩みに応じたシステムを選ぶようにしましょう。

４．在宅勤務の勤怠管理におすすめの機能

勤怠管理システムの種類は多く、自社に合ったサービスはどれか迷う企業は少なくありません。在宅勤務制度のある企業におすすめの機能を紹介するので、システム選定時の参考にしましょう。

モバイル端末対応機能

スマホで利用可能な勤怠管理システムは、在宅勤務者だけでなく、PCがすぐに出せない営業や1人1台用意できない現場でも便利です。自宅のインターネット環境に急なトラブルがあってもスマホから簡単に打刻できるのもメリットでしょう。

位置情報取得機能

GPSで社員の位置情報を取得、記録できる機能があれば、社員が「いつ」「どこから」出退勤を行ったかをより正確に把握できます。不正な打刻を防止できる上に、直行直帰の多い営業職やドライバーなどの勤怠管理にも便利な機能です。

作業状況記録・工数管理機能

作業中のPC画面を記録する機能や、各従業員のタスクを登録して工数や作業進捗を見える化する機能が搭載されたシステムもあります。さぼり防止に役立つ他、在宅勤務中の社員のタスク量や負担を把握できるので、チームでの連携が取りやすくなるでしょう。

シフトや休暇の申請機能

シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムも多くあります。シフトの申請や承認、シフト表の作成ができるため、人員調整が必要な業種は必ず確認したい機能です。
シフト管理ができれば1つのシステムで出退勤の把握、シフトの作成、有給管理までまとめて行えます。口頭での確認や書類の提出、メールの送信といった無駄な工数を削減でき、作業効率アップが期待できます。

給与システム連携機能

給与システムに連携できる勤怠管理システムなら、勤怠データが自動で反映されるため、給与計算が容易になります。
タイムカードだと労働時間や残業時間の集計から給与計算まで手作業で行わなければならず、時間がかかり人的ミスも発生しやすくなります。給与システムと連携するだけで自社の就業規則に合わせて自動で計算されるため、給与の未払いや計算間違いを防止できます。

５．まとめ

新型コロナウイルス感染症の感染拡大をきっかけに在宅勤務が増え、出社を前提としたタイムカードでの勤怠管理は非常に難しくなりました。
タイムカードに代わる勤怠管理方法として、メールや電話、チャットツールでの報告、Excelなどの表計算ソフトの活用、勤怠管理システムの導入といったものがありますが、今後も在宅勤務を続ける場合は、費用対効果の高い勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムを検討する際は、モバイル端末対応機能、GPS機能、作業状況記録・工数管理機能、シフト申請機能、給与システム連携機能といった在宅勤務に適した機能に注目しながら選びましょう。