人事システムの7つの選び方！導入時の注意点も合わせて解説

人事業務を効率化する人事システムにはさまざまな機能があり、種類も豊富です。多様な機能がついている方が良いだろうと安易に選んでしまうと、現場の社員から使いづらいと不満が出たり、無駄にコストがかかったりするケースがあります。

人事システムは1度導入すると長期間利用することになるため、選ぶ際は自社に合ったシステムを厳選しましょう。

この記事では、人事システムを選ぶときのポイント、導入する際の流れと注意点などについて解説します。

目次

１．人事システムの選び方！7つのポイントを押さえよう

人事システムを導入する際は、どのような点を比較して選んだらよいのでしょうか。7つのポイントを紹介します。

必要な機能を満たしている

人事システムの機能には、大きく分けて勤怠管理、労務管理、給与管理、人事評価、採用管理があります。システムによって対応できる機能が異なるので、人事システムを導入する目的や用途を事前に検討して、必要な機能がすべて使えるか確認しましょう。

また、なるべく情報を分散させずに1つの人事システムで集約・管理・運用できるかも重要です。

使いやすい

多種多様な機能があっても現場が使いづらいと感じるようでは、業務の効率化は図れません。業務担当者の使いやすさはとても大切です。多くのシステムで無料体験版が用意されているので、実際に操作してから導入を検討しましょう。

高度な分析ができる

人事システムを人事評価や採用管理に活用したい場合、キャリアやスキル、職務能力、実績、性格や人柄など多角的に分析できるシステムがおすすめです。高度で的確な分析により評価することで、戦略的なタレントマネジメント業務が行えます。

長期的なアップデートが期待できる

人事システムは法律や制度、税金、保険料などが改正された時に、随時アップデートして素早く対応してはなりません。

例えば、派遣社員の管理では労働者派遣法の改正が頻繁に行われるため、タイムリーなシステムのアップデートが必要となります。今後の法改正やマイナンバー対応などを見越して、長期的な目線でサポート体制を確認しておきましょう。

中小企業・ベンチャー・大企業も今やクラウド型がおすすめ

人事システムを導入する際には、「オンプレミス型」か「クラウド型」かも検討しましょう。

オンプレミス型は自社にサーバーを置いて管理するため、外部への情報漏えいのリスクが少ないといったメリットがありますが、サーバーの購入やメンテナンス費用などクラウド型に比べてコストが高い傾向があります。

一方でクラウド型は自社にサーバーを置かない分、導入やメンテナンスに関わる費用を抑えて利用できるので、コストを抑えたい中小企業やベンチャー企業におすすめです。最近ではセキュリティも向上し、大企業もクラウド型を導入するところが増えています。

予算が合う

初期導入費用だけでなく、メンテナンスなどのランニングコストやサーバー費用、オプション費用も含めて、予算に合うか確認しましょう。必要な機能を厳選してコストを抑える方法も有効です。

自社の業種に合う

人事システムは種類が豊富で、あらゆる業種に向けたシステムがリリースされています。

例えば、24時間体制の医療現場や海外に拠点のある企業などでは、さまざまな時間帯の勤怠管理が必要になりシフトも煩雑化します。また、製造業では販売管理や生産管理と連携できるシステムが欲しいということもあるでしょう。

自社の業種特性に合ったシステムを選びましょう。

２．人事システムを選ぶときに注目したい機能

人事・労務管理やマネジメントなど基本的な人事システム機能以外にも、下記のような機能も人気です。

・多言語対応
・マルチカンパニー機能
・基幹システムや外部ツールとの連携機能
・eラーニング機能

海外拠点や外国人雇用がある企業は多言語対応があると良いでしょう。外国語マニュアルや画面の表示言語なども合わせて確認しましょう。グループ企業は各社で同じシステムが使えるマルチカンパニー機能や外部ツールとの連携が可能かも重要です。人材育成に力を入れている企業にはeラーニング機能も高い需要があります。

こういった機能は標準搭載もあれば、オプションになっているものもあります。システムを選ぶときのポイントのひとつとして覚えておきましょう。

３．人事システムを導入する時の流れと注意点

人事システムは後から変更することが難しいため、導入する時は慎重に決定しましょう。導入時の流れと注意点について解説します。

ステップ①用途や導入目的を明確に決める

導入を検討するときは、人事システムで解決したい課題を事前に洗い出すことから始めます。

勤怠管理、労務管理、給与管理、人事評価、採用管理の業務の中で、特に効率化したい分野を決めておきます。さまざまな機能があるシステムは魅力的ですが、機能が多すぎて使いづらくなる可能性やコストがかさみ過ぎるリスクがあります。まずは用途や導入の目的を明確に設定してチームで共有しましょう。

ステップ②システムの選定

用途や導入目的を決めたら運用に必要な機能をリストアップして、その機能が搭載されているシステムを選定しましょう。

ほとんどの人事システムでは無料体験が可能です。なかにはオンラインセミナーが用意されているものもあるので、最初から1つのシステムに絞らずに、いくつか候補を選んで実際に触れて比較検討してみましょう。

ステップ③スケジュールをたてて導入を進める

システムを選定したらついに導入となりますが、人事管理に関する膨大なデータをシステムに移行するだけでも、かなりの時間と手間がかかります。また、各部署に利用方法を共有するなど全社員が運用に慣れるにはさらに時間が必要です。

多くの企業では通常業務を行いながら導入作業を進めるため、一時的に現場の負担は大きくなります。人事部が忙しい時期を外したスケジュールを検討して導入を進めましょう。

もしシステムの移行などに自信がない場合は、そういったサポートが充実している企業のシステムを選ぶのもおすすめです。

４．まとめ

人事システムはさまざまな機能を持ったものがあります。安易に機能の多さだけで選ぶと使いづらさや無駄なコストが発生することになりかねません。

人事システムは一度導入するとなかなか変更ができません。業種に合った機能や使いやすさ、予算との兼ね合い、法改正などに対応できる長期的なサポート力などを考慮して慎重に選ぶことが大切です。また、人事業務機能以外にも多言語対応やeラーニング機能など、利便性が向上するサービスがあるので合わせて確認すると良いでしょう。

導入する際は、まず用途や目的を決めてからシステムを選ぶ。そして移行作業や利用方法の周知にかかる時間を考慮して、計画的に進めるとスムーズです。