給与明細のWeb化は会社にデメリットも？効果的な対策と合わせて解説

最近のテレワークや働き方改革の影響で給与明細の配布がスムーズにいかなくなり、紙面でのやりとりに限界を感じた担当者は多いはず。Web化を検討する話もでているのではないでしょうか？
給与明細のWeb化は、確かに保管場所の省スペース化や利便性の向上は見込めます。しかし、デメリットはないのでしょうか？
今回は、給与明細Web化のデメリットとその対策方法、Web化を進める際の注意ポイントについて解説します。事前に課題を把握して対策を立てておきましょう。

目次

１．給与明細のWeb化一番のデメリットは全従業員の同意

給与明細のWeb化を図る際の一番のデメリットは、全従業員の同意が必要なことでしょう。
電子データでの明細配布を認める所得税法第231条には「給与支払いを受けるものの承諾を得て、支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる。」とあります。
企業全体の給与明細をWeb化するには、「必ず全従業員から承諾を得なければならない」ということです。
承諾を証明する同意書の記入と回収、場合によっては説得も必要かもしれません。従業員が多い企業ほど難しく、給与明細をWeb化したい担当者にとって最も負担が大きい作業でしょう。

２．Web給与明細の従業員側のメリットを伝えて対策を

従業員から給与明細Web化の同意を得るには、丁寧な情報提供を事前に行って以下のような従業員側のメリットを伝えるのがコツです。

希望すれば印刷した給与明細ももらえる

給与明細の発行は所得税法第231条で「支払いを受ける者の請求がある場合には紙の支払明細書を交付しなければならない」と、電子化後も紙での発行体制維持を義務づけています。
今後も希望すれば紙でも受け取れることを伝えましょう。さらに、従業員は明細データを自分のスマホやPCからも印刷できるようになります。

出社しなくても受け取れる

Web化されれば、給与明細がメールで届くので出張やテレワークなどで出社できない場合も、すぐに受け取れます。紙のように担当者と会えるまで受け取れない事態にならず、安心できるでしょう。

いつでも確認ができる

スマホやタブレット対応が可能な給与明細システムであれば、場所を選ばずいつでも確認可能です。ローン申請や年収確認などで急に給与明細が必要になっても携帯から確認できます。

明細の管理が簡単になる

紙の給与明細は自宅でも保管場所がかさ張る上、時系列に沿った整理も面倒なものです。Web化されれば保管スペースは不要になり、自然と順番通りに保管されるので過去にさかのぼる明細確認も簡単です。

紛失リスクの軽減

Web化すれば持ち運びがなくなるので、紙のようにデスク内や移動中に紛失する事はなくなります。また、放置して他人に見られるようなリスクも減るでしょう。

３．給与明細Web化を進めるときに注意したいポイント

給与明細のWeb化を進める際は法令やコスト、既存システムとの相性などに注意が必要です。以下の5つのポイントを押さえておきましょう。

書面も用意できる体制を整える

給与明細は、Web化した後も支払いを受ける者の請求がある場合には紙の明細書を交付しなければならないと所得税法で定められています。紙の発行体制を完全になくさないように注意しましょう。

費用対効果を検討する

給与明細Web化システムの導入には初期費用やシステム利用料がかかります。従業員数が増えるにつれてランニングコストも増加するユーザー数に応じる課金制が多い傾向があるので、紙の明細を廃止するコスト削減分と合わせて、費用対効果をよく検証してから導入しましょう。

データ保存期間を確認する

多くの給与明細システムではデータに保存期限が設けられています。法定三大帳簿にみなされる給与明細の場合は最低5年の保存義務があるため、データ保存期間が十分にあるか確認が必要です。

既存の給与計算システムとの相性を考慮する

既存の給与計算システムと連携して読み込むタイプの給与明細電子化システムは、相性が悪いと、読み込む際に時間がかかる、手間が多い、ミスを起こしやすいことがあります。

セキュリティ対策を行う

Web化はインターネットを経由するためハッキングや誤送信のリスクが発生します。社内のWEB環境の見直しや誤送信防止の手順などセキュリティ対策の強化が必要になります。

４．給与明細のWeb化はシステム選びがポイント

給与明細のWeb化のデメリットはシステムの選び方次第で改善できる点も多くあります。自社の課題を踏まえて解決につながる機能を探してみましょう。
例えば、従業員の同意に難しさを感じる場合は、スマホ対応機能など従業員の利便性が良いものを選べば同意も得やすくなります。同意書回収が容易になる仕組みのシステムもあります。
また、計算システムとの相性に不安があるなら、給与計算システム一体型に乗り換えてしまえば間違いないでしょう。個人情報保護に重点をおきたいなら、セキュリティ対策が万全なものを選べば紙媒体の時よりリスクを減らせます。
給与明細システムは様々な種類や機能が豊富にそろっています。Web化のデメリットと自社の悩みを把握した上で、カバーできるシステムを選ぶことが大切です。

５．まとめ

給与明細のWeb化は、全従業員の同意が必要、紙体制の維持も必須などのデメリットも存在しますが、企業側にも従業員側にも多くのメリットをもたらします。
同意に関しては、紙でも配布可能、いつでも受け取れて管理も容易など従業員側のメリットを丁寧に説明することがコツです。
また給与明細のWeb化を進める際は、システム導入時の費用対効果や法を踏まえたデータ保存期間、既存システムとの相性などに注意しましょう。先にデメリットと課題をみつけ、それをカバーできる給与明細システムを見つけることが大切です。