【派遣先】派遣社員の勤怠管理項目と方法は？テレワーク導入時のポイントも

派遣社員の勤怠管理は、派遣元（派遣会社）だけでなく派遣先（派遣受け入れ企業）にも責任があります。
しかし、テレワークなどの柔軟な働き方が広がり、派遣社員の勤怠管理は以前より難しくなってきています。どのように労働時間を把握すべきか悩んでいる人事担当者もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、派遣社員の勤怠を適正に管理するためのポイントを5つ解説します。あわせてテレワーク導入時の注意点や勤怠管理を効率化する方法も紹介しますので、ぜひご参考にしてください。

目次

１．派遣受け入れ会社の勤怠管理はコロナ禍でより煩雑化

派遣受け入れ企業は、派遣社員の勤怠管理を行う義務を負っています。派遣会社が派遣社員に給与を適切に支払えるよう、日々の勤怠を管理し、月1回以上派遣会社に通知する必要があるのです。
派遣受け入れ企業が管理すべき事項は、以下のとおりです。
・労働時間（始業・終業時間、遅刻・早退、残業時間などから計算）
・休憩・休日（年次有給休暇を除く）
・産前産後の時間外・休日労働
・深夜業の制限
・育児時間
・生理日の就業が著しく困難な女性に対する措置
従来どおり、出社を前提とした勤務形態では派遣社員の働きを直接確認できますが、テレワーク環境下では勤務の実態を確認することが困難になります。タイムシートの回収に時間がかかり、承認する印鑑を押すために非効率な出社が必要になることも珍しくありません。
柔軟な働き方が推奨される昨今、派遣社員の勤怠管理はより煩雑になることが予想されます。

２．テレワーク導入でも安心！派遣社員の勤怠管理における5つのポイント

多様な働き方にあわせ、派遣社員の勤怠を適切に管理するためのポイントを5つご紹介します。派遣社員にもテレワークを導入している企業や、今後検討予定の企業に向けて、テレワークを導入した場合の注意点についても見ていきましょう。

派遣会社と管理ルールを設ける

まずは派遣会社と管理方法について話し合い、記録の共有ルールを設定しましょう。
派遣受け入れ企業と派遣会社の2社間は物理的に離れているため、リアルタイムでデータを共有できないケースがほとんどです。また、派遣会社は実際に派遣社員の勤怠を確認できないため、申告内容の透明性が重要になります。在宅やリモートワーク環境下ではなおさらでしょう。
両者が管理している情報にできる限り齟齬が生じないよう、管理ルールをあらかじめ検討しておくことが大切です。

オンラインで勤怠管理できる状況を整える

派遣社員の出退社時にメールやチャット、勤怠管理システムで報告してもらうなど、オンラインを活用するのも方法の1つです。派遣会社への情報共有も容易になります。
ただしオンラインを活用する際には、報告を受けた内容をどこに、誰が記録するかといった運用ルールを定めることが重要です。テレワーク中にインターネットを通して報告して貰う場合は、派遣社員の自宅の通信環境を整え、必要な機器を提供するといった手続きも必要です。

時間外労働の判断をスタッフに任せない

残業の可否は自己判断を禁じ、上長の承認を得るルールを設けましょう。
派遣社員が自宅で仕事をする場合、子どもがいる日中は仕事に集中できないなどの理由から、深夜残業や休日勤務が発生しやすくなります。深夜残業や休日勤務をスタッフの裁量に任せると、派遣会社の36協定を超えた残業が発生しかねないため、チャットやメールなどを通じて事前申告する体制作りが必要です。

勤怠の不正行為や罰則について改めて周知する

出社・退社時刻を偽って申告するなどの不正行為に対する罰則を定め、事前に周知することも大切です。特にテレワーク環境下では監視の目がなく、勤務時間を守らない、残業時間を多く申告するといった不正が起こりやすくなります。
不正防止の体制を整えるだけでなく、何が不正にあたるのか、どのような罰則があるのかを徹底的に周知しましょう。

コミュニケーションツールで報・連・相を密にする

勤怠の管理者は、チャットツールやWeb会議ツールを活用して下記3点を把握するよう心がけましょう。
・勤務状況と勤怠の申告内容が一致しているか
・勤怠管理のルールが守られているか
・時間外労働の有無
テレワークでは派遣社員の仕事を管理しにくく、報・連・相がおろそかになるケースがあります。コミュニケーションのルールも定めておくと安心です。

３．派遣社員の勤怠管理はシステム導入で効率化できる

派遣社員の勤怠管理は煩雑になりがちですが、勤怠管理システムを導入すれば管理者の負担を大きく軽減できます。入退室のシステムと連携できるものもあり、とても便利です。
勤怠管理システムの導入によるメリットを詳しく見ていきましょう。

派遣会社と連携できる

勤怠管理システムでは、派遣会社、派遣受け入れ企業ともに派遣社員の勤怠状況をリアルタイムで確認できます。受け入れ側は派遣会社に月1回勤怠データを通知する必要がなくなり、業務削減に役立つでしょう。

クラウド型ならどこからでも管理ができる

クラウド型のシステムであれば、テレワークを導入した場合でも、派遣社員の自宅やサテライトオフィスから出退勤の報告ができるようになります。もちろん管理者も、承認やチェック作業をどこでもできるようになり、勤怠管理をスピーディーに行えます。

スマホアプリに対応している

多くの勤怠管理システムはスマホアプリに対応しているため、手軽に打刻やシフト申請が可能です。パソコンを立ち上げて手入力する手間がなくなり、打刻漏れや申請遅れなどのヒューマンエラーを減らせます。アプリで入力した内容はすべてデータとして蓄積されるので、集計が容易なのもメリットです。

パソコンの起動時間と連携できる

勤怠管理システムのなかには、パソコンの起動時間と連携できるものもあります。派遣社員がパソコンを起動した時間、シャットダウンした時間を自動的に打刻するので、申請作業が不要になります。勤務実態に則さない不正申告も防止できるでしょう。

36協定に対応したアラート機能

派遣社員は派遣会社の36協定に従う必要がありますが、あらかじめ時間を設定しておくことで、自動でアラートを出す機能もあります。手動や目視で管理しなくても法令違反を防げるため、負担を大きく軽減できます。

４．派遣社員用の勤怠管理システムの選び方

派遣社員の勤怠管理を意識してシステムを導入する場合は、前述のメリットを踏まえたうえで以下のポイントをみて選びましょう。
・派遣会社のシステムとの連携が可能か
・派遣の就業ルール内で運用できるか
・工数削減につながるか
クラウド型の勤怠システムは派遣会社と連携できるのがメリットです。連携できないシステムを選んでしまった場合、派遣社員が派遣会社の勤怠報告に加えて新システムへも勤怠報告するなどお互いの業務が増える結果になる恐れもあります。
このように、かえって確認や処理業務が増えることはないか考慮するとともに、スマホ利用を検討する際は派遣社員の就業ルール内で利用できるかなど、派遣元へも相談しつつ検討するのがおすすめです。

５．まとめ

派遣受け入れ会社には、派遣社員の勤怠管理を行う義務があります。しかしテレワークを導入することにより、勤怠管理をスムーズに行えなくなった企業は少なくありません。
テレワーク導入時でも派遣社員の勤怠管理を適切に行うためには、派遣会社と管理ルールを決める、チャットやメールなどで勤怠管理のオンライン化を実現するなどの工夫が必要です。
勤怠管理システムを導入すると、派遣社員の勤怠管理はもちろん派遣元会社と連携することでデータ共有が可能になり、業務の効率化も実現できるのでおすすめです。