勤怠管理は派遣先にも責任！派遣元と双方向で対応すべきポイントとは？

派遣社員の勤怠管理には始業・終業時刻の把握だけではなく、時間外労働や年次有給休暇など多くの項目があるのが特徴です。そのうちどこからどこまでが、派遣先である自社の管理範囲なのか曖昧になってはいませんか？
今回は、勤怠管理のトラブルを防ぐために、派遣先と派遣元のそれぞれの勤怠管理項目を明確にしていきます。派遣会社と協力して勤怠管理を行うのに便利な派遣管理システムについてもあわせてご紹介します。

目次

１．派遣社員の勤怠管理は派遣先・派遣元双方に責任あり

派遣社員は、派遣元である派遣会社と雇用契約を結んでいることから、派遣受け入れ企業（派遣先企業）には勤怠管理の義務がないように思えます。
しかし、派遣社員が実際に勤務するのは派遣受け入れ企業であるため、勤怠管理は現場の実態を把握している派遣受け入れ企業が行い、その情報をもとにして派遣会社が賃金支払いを行うという役割分担がされています。
勤怠に関するトラブルを未然に防ぐためには、派遣先としてどこまで管理すべきなのか、どこからが派遣元の責任なのかを明確に把握することが有用です。派遣先と派遣元の責任範囲を、次章から詳しく見ていきましょう。

２．派遣先・派遣元それぞれの勤怠管理項目

派遣社員の勤怠管理は、派遣先と派遣元がそれぞれ分担して行います。ここでは派遣先と派遣元の管理項目を見ていきましょう。

派遣先(派遣受け入れ企業)の責任の対象になる項目

派遣社員の労働日ごとの労働時間（始業・終業時刻）を管理する責任は派遣受け入れ企業にあります。管理項目には休憩時間や遅刻・早退、時間外労働、休日出勤も含まれます。
厚生労働省が公表している「労働時間の適正な把握のための使用者向けの新たなガイドライン」では、派遣先企業に以下の方法で労働時間を把握するよう求めています。
＜原則的な方法＞
①使用者が自ら現認する
②タイムカード、ICカードなどの客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録する
ただし、派遣社員が労働時間を自己申告せざるを得ない場合には下記方法が推奨されます。
＜自己申告制で把握する場合の方法＞
①適正な自己申告などについて派遣社員と管理者に十分説明する
②把握した労働時間と実際の労働時間に齟齬がないか、必要に応じて実態調査を行う
③入退場記録などから把握した情報と申告内容が大きく異なる場合は、労働時間を補正する

派遣元(派遣会社)の責任の対象になる項目

派遣会社は、派遣受け入れ企業から提出された勤怠情報をもとにして、派遣社員に対して賃金を支払います。時間外労働や休日出勤による割増賃金を計算し支払うのも派遣会社ですので、派遣受け入れ企業は派遣先管理台帳などを使用し労働時間を正確に通知しなければなりません。
他にも、法定の年次有給休暇や産前産後休業の付与・管理も、派遣会社が行います。

３．派遣元の協力が必要な事項

ここからは、派遣社員の勤怠管理において、派遣元の協力が必要な事項について解説します。

36協定の把握

派遣社員の時間外労働や休日労働は派遣受け入れ企業が管理しますが、実際に時間外労働等を行わせる場合には、派遣会社で締結・届出された36協定に従う必要があります。
36協定の範囲を超えた労働を指揮・命令した場合、派遣受け入れ企業が労働基準法違反になるため、あらかじめ派遣会社に36協定に関する情報提供を依頼し、時間外労働等を指示する場合は36協定の範囲を超えないようにしましょう。

年次有給休暇の取得ルール

派遣社員の場合、年次有給休暇は派遣会社から付与され、派遣受け入れ企業で消化することになります。そのため、派遣社員の年次有給休暇をどのように付与・管理するのかを双方で決めておかなくてはなりません。
年次有給休暇については、雇用形態を問わず、すべての労働者に与えられている労働基準法上の権利です。派遣社員の雇用主である派遣会社の正常な運営を妨げる場合は他の時季に与えられますが、派遣受け入れ企業が繁忙期であるといった理由で有給取得を抑制することがないよう注意が必要です。

４．双方向型派遣管理システムで勤怠も適切管理

複雑な派遣社員の勤怠管理には、双方向型の派遣管理システムの利用が便利です。
派遣社員の勤怠管理は、派遣受け入れ企業と派遣会社で役割分担がされていますが、協力が必要な部分も多く、連携不足によるサービス残業や賃金未払いなどのトラブルが発生することが珍しくありません。
派遣管理システムには派遣会社のみが利用する「基幹型」と、派遣受け入れ企業・派遣会社の両方が利用できる「双方向型」があります。このうち双方向型は、システム上で派遣会社と同じ情報を閲覧できるため、密な連携が可能です。
例えば、クロスリンクが提供する派遣管理システム「HRクロス」シリーズでは、Web上で派遣社員の打刻内容を確認し、承認まで行えます。36協定関連の情報をマスタ登録もできるので、派遣会社との認識違いを防止し、ミスを削減しながら業務の効率化が可能です。

５．まとめ

派遣社員の勤怠管理は、派遣受け入れ企業が労働時間を管理し、その情報をもとにして人材派遣会社が賃金の支払いを行うという役割が分担されています。
時間外労働や休日出勤の管理も派遣先が行いますが、36協定は派遣会社での締結・届出内容に従う必要があります。年次有給休暇も、付与するのは派遣会社であることから、取得ルールについては双方で話し合ったうえで決めておくようにしましょう。
このように、派遣社員の勤怠管理に関しては、派遣会社と情報を共有しながら進めていくことが大切です。密に連携を進めトラブルを防ぐためには、双方向型派遣管理システムの活用をおすすめします。